CONDITIONS GÉNÉRALES — KINDR STUDIO
1. Coordonnées de l’entreprise
Kindr Studio est un nom commercial d’Uptec Pty Ltd :
Uptec Pty Ltd 77 Cinnamon Meander Two Rocks, WA 6037, Australie ABN : 48 643 822 833 E-mail : [email protected] Site web : kindrstudio.com
Uptec Pty Ltd n’est soumis à aucun régime d’autorisation ni à aucune autorité de surveillance, et n’exerce pas de profession réglementée.
2. Applicabilité, connaissance et acceptation
2.1 Les présentes conditions générales font partie intégrante de toutes les offres, devis, bons de commande, factures et contrats de Kindr Studio (ci-après « Kindr Studio ») avec le client (ci-après « le client »), à l’exclusion de toutes conditions particulières ou générales du client.
2.2 Sauf accord écrit contraire, les droits et obligations réciproques des parties sont régis exclusivement par les présentes conditions générales. Kindr Studio n’accepte pas les conditions générales figurant sur les documents du client.
2.3 En faisant appel à Kindr Studio, le client déclare expressément avoir pris connaissance des présentes conditions générales et les accepter. Le client peut les consulter à tout moment sur le site web ou en demander une copie par e-mail.
2.4 Si Kindr Studio et le client concluent un accord écrit distinct, les dispositions de cet accord prévaudront sur les présentes conditions générales, pour autant qu’il soit également signé par Kindr Studio. Les présentes conditions s’appliqueront alors à titre supplétif.
3. Offre et formation du contrat
3.1 Le contrat entre Kindr Studio et le client est formé par la transmission du bon de commande faisant référence au devis de Kindr Studio, et la confirmation de celui-ci par Kindr Studio par e-mail.
3.2 Kindr Studio se réserve le droit d’accepter ou de refuser des commandes à sa discrétion.
4. Devis et prix
4.1 Un devis de Kindr Studio est sans engagement et constitue uniquement une invitation à passer commande. Si le devis est basé sur des informations fournies par le client, celui-ci est seul responsable de leur exactitude et de leur exhaustivité.
4.2 La durée de validité des devis est celle indiquée sur le devis. En l’absence d’indication, elle est de 30 jours.
4.3 Aucun droit ne peut être tiré de devis ou contrats antérieurs pour de futures missions.
4.4 Tous les prix sont en euros et hors TVA, sauf indication contraire.
4.5 Le contrat n’est formé qu’après confirmation du bon de commande par le client, ou au début de l’exécution par Kindr Studio.
5. Indépendance
Kindr Studio exécute les missions convenues de manière autonome. Kindr Studio s’engage à mener à bien la mission confiée de manière complète et professionnelle, avec le sérieux et la compétence qu’un spécialiste expérimenté doit apporter. Le client apportera à Kindr Studio toute la coopération raisonnable nécessaire, notamment en mettant à disposition les données d’entreprise requises.
6. Prix et facturation
6.1 Sauf accord écrit contraire, les commandes sont facturées aux prix et conditions figurant sur le bon de commande ou le contrat. Les prix sont hors TVA.
6.2 Kindr Studio applique généralement la structure de facturation suivante pour les logiciels sur mesure :
- Frais de mise en place : frais uniques à la livraison de l’outil
- Retainer mensuel : pour la maintenance, les mises à jour et le support, facturé mensuellement
6.3 Kindr Studio se réserve le droit de demander des acomptes, notamment pour les missions avec des frais de mise en place supérieurs à 2 500 €.
6.4 Coûts des API et services tiers Le retainer mensuel couvre une utilisation raisonnable des API et services tiers (y compris les modèles d’IA, la transcription, l’e-mail et autres services), jusqu’à un seuil indiqué dans le devis (défaut : 30 € HTVA/mois). L’usage dépassant ce seuil est facturé mensuellement au coût réel majoré de 10 % de frais administratifs. Kindr Studio informera le client dès que l’usage approche du seuil. Si le client fournit et utilise ses propres clés API, les coûts API sont entièrement à sa charge.
7. Conditions et délais de livraison
7.1 Les délais de livraison indiqués par Kindr Studio sont indicatifs. Les retards de livraison de logiciels ou de services n’ouvrent droit à aucune indemnisation, sauf accord écrit contraire.
7.2 La livraison de logiciels s’effectue par voie numérique via une URL sécurisée ou un lien d’accès.
8. Conditions de paiement
8.1 Sauf accord contraire, toutes les factures sont payables dans les 30 (trente) jours suivant la date de la facture.
8.2 En cas de retard de paiement, Kindr Studio peut engager une procédure de recouvrement. Le client reste tenu au remboursement intégral des frais de recouvrement extrajudiciaires et/ou judiciaires.
8.3 Tout retard de paiement entraîne de plein droit et sans mise en demeure un intérêt de retard de 12 % par an, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 10 % du montant dû, avec un minimum de 50 €, sans préjudice des frais de rappel et de justice.
8.4 Le non-paiement d’une ou plusieurs factures à l’échéance rend immédiatement exigible l’intégralité du solde de toutes les autres factures.
8.5 En cas de non-paiement, Kindr Studio se réserve le droit de suspendre l’accès à l’outil livré jusqu’au règlement intégral des sommes dues.
9. Réclamations
Les réclamations concernant les services fournis ou les contestations de facturation doivent être signalées dans les 8 jours calendrier suivant la livraison ou la réception de la facture, par e-mail à [email protected], sous peine de forclusion. L’introduction d’une réclamation ne donne pas au client le droit de suspendre son obligation de paiement.
10. Maintenance, disponibilité et support (retainer)
10.1 Dans le cadre d’un retainer mensuel, Kindr Studio s’engage à :
- Maintenir la disponibilité technique de l’outil sur une base de meilleur effort
- Corriger les bugs affectant les fonctionnalités essentielles de l’outil
- Appliquer les mises à jour et ajustements mineurs convenus lors du démarrage
10.2 Kindr Studio ne garantit aucun taux de disponibilité spécifique, sauf accord écrit contraire. La maintenance planifiée est de préférence réalisée entre 02h00 et 04h00 (heure locale).
10.3 Kindr Studio n’est pas responsable des interruptions causées par des prestataires externes (Cloudflare, Anthropic, OpenAI, Microsoft, etc.) ou par des facteurs hors de son contrôle.
11. Propriété intellectuelle
Kindr Studio propose deux formules de livraison, à définir au début de la mission :
- Formule Gérée (par défaut) : Kindr Studio héberge et maintient l’outil. Tous les droits de propriété intellectuelle sur les logiciels, outils, architectures, codes et méthodes développés par Kindr Studio appartiennent exclusivement à Kindr Studio. Le client bénéficie d’un droit d’utilisation non exclusif et non cessible sur l’outil livré, pour la durée du contrat.
- Formule Transfert : Le code source complet, la documentation et les instructions de déploiement sont remis au client à la livraison, moyennant un supplément unique indiqué dans le devis. Après le transfert, le client est responsable de la gestion, de la maintenance et de l’hébergement. Kindr Studio peut fournir un accompagnement transitoire sur demande, facturé séparément.
11.1 La formule choisie est indiquée dans le devis. Un changement de formule après signature est possible par accord écrit et ajustement de prix correspondant.
11.2 Hébergement : Dans la Formule Gérée, Kindr Studio héberge l’outil sur sa propre infrastructure. Le client peut demander à exploiter l’outil sur sa propre infrastructure (auto-hébergement) ; dans ce cas, la structure de licence de la Formule Gérée reste applicable, sauf passage à la Formule Transfert.
11.3 Le client reconnaît que Kindr Studio utilise ses propres connaissances, méthodes et outils, y compris des technologies d’IA tiers (Anthropic, OpenAI, etc.). Kindr Studio conserve le droit d’utiliser et de développer ces méthodes, sans porter atteinte à la confidentialité des données du client.
11.4 Les données fournies par le client (données clients, informations commerciales, enregistrements audio) restent en tout temps la propriété du client. Kindr Studio ne revendique aucun droit sur ces données, les utilise uniquement pour l’exécution des services convenus, et ne les partage pas avec des tiers autres que les sous-traitants listés à l’article 16.
11.5 Kindr Studio ne peut mentionner le nom du client comme référence qu’avec l’accord écrit préalable du client.
12. Garantie
12.1 Les réclamations concernant les services fournis doivent être soumises dans les 7 jours calendrier suivant la livraison, par e-mail à Kindr Studio.
12.2 Une garantie contre les vices cachés de 3 mois à compter de la mise en service, avec un maximum de 6 mois après livraison, s’applique aux logiciels livrés. Les réclamations doivent être transmises immédiatement après la découverte du vice, par e-mail et de manière détaillée.
12.3 Suite à une mise en demeure du client, Kindr Studio a toujours le droit de remédier au manquement avant toute autre mesure.
13. Force majeure et responsabilité
13.1 Kindr Studio peut suspendre le contrat si elle est dans l’impossibilité d’exécuter ses obligations en raison d’un cas de force majeure, notamment des perturbations chez des prestataires externes (cloud, API IA, réseau), des cyberattaques, des mesures gouvernementales et des défaillances matérielles.
13.2 La responsabilité de Kindr Studio est limitée aux dommages directs et ne peut être invoquée qu’en cas de dol ou de faute grave. Kindr Studio n’est jamais responsable des dommages indirects ou consécutifs, de la perte de bénéfices, de la perte de chiffre d’affaires ou de la perte de données.
13.3 La responsabilité totale de Kindr Studio, contractuelle et extracontractuelle, est plafonnée au montant (hors TVA) facturé au cours des 12 mois précédant l’événement dommageable.
13.4 Kindr Studio n’est pas responsable des dommages résultant de l’utilisation par le client ou des tiers de contenus générés par l’IA (analyses, résumés, devis). Le client est responsable de l’évaluation et de l’utilisation de ces contenus.
14. Exclusivité
Kindr Studio n’a aucune obligation d’exclusivité envers le client et peut travailler pour d’autres clients, dans le strict respect de l’obligation de confidentialité décrite à l’article 11.
15. Non-débauchage
15.1 Les deux parties s’abstiendront, sans accord écrit préalable, de débaucher activement des employés ou collaborateurs indépendants de l’autre partie pendant la durée du contrat et pendant les 12 mois suivant sa résiliation.
15.2 Toute violation de cette clause donne à la partie lésée le droit de résilier immédiatement le contrat et de réclamer une indemnité forfaitaire de 10 000 €, sans préjudice du droit de prouver un préjudice effectivement plus élevé.
16. Traitement des données à caractère personnel et accord de traitement des données (DPA)
16.1 Général Kindr Studio traite les données à caractère personnel du client aux fins de l’exécution du contrat, de la gestion clients et de la comptabilité. Les bases légales sont l’exécution du contrat, le consentement, le respect des obligations légales et l’intérêt légitime.
16.2 Relation sous-traitant / responsable du traitement Dans le cadre des outils logiciels fournis, Kindr Studio agit en tant que sous-traitant des données à caractère personnel dont le client est le responsable du traitement au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Le présent article constitue l’accord de traitement des données (DPA) tel qu’exigé par l’article 28 du RGPD. En acceptant les présentes conditions générales, le client accepte également ce DPA.
16.3 Finalité et nature du traitement Kindr Studio traite les données à caractère personnel uniquement aux fins suivantes :
- Développement, test et maintenance de l’outil logiciel convenu
- Fourniture d’assistance technique
- Réalisation d’analyses IA sur les données fournies par le client
Kindr Studio traite les données uniquement sur instruction du client.
16.4 Catégories de données
| Catégorie de personnes concernées | Catégories de données |
|---|---|
| Clients du responsable du traitement | Nom, raison sociale, numéro de TVA, adresse, e-mail, téléphone |
| Personnes de contact | Nom, fonction, téléphone, e-mail |
| Utilisateurs finaux de l’outil | Nom, e-mail, données d’utilisation |
Les catégories particulières de données (art. 9 RGPD) ne sont pas traitées.
16.5 Sous-traitants ultérieurs
| Sous-traitant | Service | Localisation | Garantie |
|---|---|---|---|
| Anthropic PBC | Analyse IA de textes et audio | États-Unis | Clauses contractuelles types (CCT) |
| OpenAI LLC | Transcription audio (API Whisper) | États-Unis | Clauses contractuelles types (CCT) |
| Tavily AI | Recherche web pour l’analyse clients | États-Unis | Clauses contractuelles types (CCT) |
| Microsoft (OneDrive) | Sauvegarde des bases de données | UE | Conforme RGPD, centre de données UE |
| Cloudflare Inc. | Tunnel réseau sécurisé (HTTPS) | Point de présence UE | Clauses contractuelles types (CCT) |
En acceptant les présentes conditions, le client donne son autorisation générale pour l’utilisation des sous-traitants ci-dessus. Kindr Studio informera le client de tout changement. Le client dispose d’un droit d’opposition dans les 14 jours suivant la notification.
16.6 Mesures techniques et organisationnelles
- Communications chiffrées (HTTPS via Cloudflare)
- Authentification JWT pour l’accès à l’outil
- Accès limité aux utilisateurs autorisés
- Sauvegardes quotidiennes sur Microsoft OneDrive (région UE)
- Audits de sécurité réguliers
16.7 Notification des violations de données Kindr Studio notifiera le client de toute violation (présumée) de données dans les 24 heures suivant sa découverte, afin de permettre au client de respecter le délai légal de notification de 72 heures.
16.8 Suppression après résiliation Après résiliation du contrat, toutes les données à caractère personnel seront supprimées ou restituées dans les 30 jours, au choix du client. Les sauvegardes seront écrasées dans les 90 jours.
16.9 Assistance Kindr Studio fournit une assistance raisonnable pour les demandes des personnes concernées et le respect des obligations RGPD.
16.10 Transferts hors EEE Les transferts vers des sous-traitants hors EEE sont couverts par des clauses contractuelles types conformément à l’art. 46 RGPD.
17. Litiges et droit applicable
17.1 La nullité éventuelle d’une disposition n’entraîne pas la nullité des autres dispositions ni du contrat.
17.2 En cas de litige, les parties s’efforceront de parvenir à une solution amiable.
17.3 Le droit belge est applicable. Les tribunaux belges compétents ont compétence territoriale exclusive.
Version 1.0 — 2026-07-14 Kindr Studio — Olivier Verkinderen