ALGEMENE VOORWAARDEN KINDR STUDIO

1. Identiteits- en contactgegevens

Kindr Studio is een handelsnaam van:

Uptec Pty Ltd 77 Cinnamon Meander Two Rocks, WA 6037, Australië ABN: 48 643 822 833 E-mail: [email protected] Website: kindrstudio.com

Uptec Pty Ltd is niet onderworpen aan enige vergunningstelsel of toezichthoudende autoriteit en oefent geen gereglementeerd beroep uit.

2. Toepassing, kennisname en aanvaarding

2.1 Deze algemene voorwaarden maken integraal deel uit van en zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, bestelbonnen, facturen en overeenkomsten van Kindr Studio (hierna “Kindr Studio”) met de klant (hierna “de klant”), en dit met uitsluiting van alle bijzondere of algemene voorwaarden van de klant.

2.2 Behoudens uitdrukkelijk andersluidend schriftelijk akkoord, worden de wederzijdse rechten en plichten van partijen uitsluitend geregeld door deze algemene voorwaarden. Kindr Studio aanvaardt niet de algemene voorwaarden voorkomend op geschriften van de klant.

2.3 Door beroep te doen op Kindr Studio, verklaart de klant uitdrukkelijk kennis te hebben van deze algemene voorwaarden en ze te aanvaarden. De klant kan deze algemene voorwaarden vrij inzien via de website of er een kopie van aanvragen via e-mail.

2.4 Indien Kindr Studio en de klant een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst sluiten, zullen de bepalingen van de afzonderlijke overeenkomst voorrang hebben op deze algemene voorwaarden, voor zover deze ook schriftelijk ondertekend is door Kindr Studio. Deze algemene voorwaarden dienen dan als aanvullend recht.

3. Aanbod en totstandkoming van de overeenkomst

3.1 De overeenkomst tussen Kindr Studio en de klant komt tot stand door middel van bezorging van de bestelbon met referentie naar de offerte van Kindr Studio door de klant en bevestiging daarvan door Kindr Studio via een orderbevestiging per e-mail.

3.2 Kindr Studio behoudt zich het recht voor om opdrachten naar eigen goeddunken te aanvaarden of te weigeren.

4. Offertes en prijzen

4.1 Een offerte van Kindr Studio is vrijblijvend en slechts te beschouwen als een uitnodiging tot het plaatsen van een bestelling. Indien de offerte is gebaseerd op informatie verstrekt door de klant, staat uitsluitend de klant in voor de juistheid en volledigheid van die informatie.

4.2 De geldigheidsduur van offertes is deze zoals erop vermeld. Indien geen geldigheidsduur vermeld staat, bedraagt deze 30 dagen.

4.3 Uit offertes of overeenkomsten uit het verleden kunnen geen rechten ontleend worden voor toekomstige opdrachten.

4.4 Prijzen zijn steeds in euro en exclusief BTW, tenzij anders opgegeven.

4.5 De overeenkomst komt pas tot stand nadat de bestelbon door de klant is bevestigd, dan wel door een begin van uitvoering van de overeenkomst door Kindr Studio.

5. Zelfstandigheid

Kindr Studio voert de overeengekomen opdrachten autonoom uit. Kindr Studio verbindt zich ertoe de haar toevertrouwde opdracht volledig en professioneel uit te voeren, met de ernst en bekwaamheid die de klant van een ervaren specialist mag verwachten. De klant zal Kindr Studio alle redelijke medewerking verlenen, onder meer inzake het ter beschikking stellen van de vereiste bedrijfsgegevens.

6. De prijs en facturatie

6.1 Behoudens uitdrukkelijk andersluidend schriftelijk akkoord, worden opdrachten gefactureerd tegen de prijzen en voorwaarden zoals vermeld op de bestelbon of overeenkomst. Prijzen zijn exclusief btw.

6.2 Kindr Studio hanteert doorgaans de volgende facturatiestructuur voor maatwerksoftware:

• Setup fee: éénmalig bij oplevering van de tool
• Maandelijkse retainer: voor onderhoud, updates en ondersteuning, maandelijks gefactureerd

6.3 Kindr Studio behoudt zich het recht voor om voorschotten te vragen, in het bijzonder bij opdrachten met een setup fee van meer dan €2.500.

6.4 Kosten van externe API’s en diensten van derden De maandelijkse retainer dekt een redelijk gebruik van externe API’s en diensten (waaronder AI-modellen, transcriptie, e-mail en andere third-party services), tot een drempelwaarde die op de offerte staat vermeld (standaard: €30 excl. BTW/maand). Gebruik boven deze drempelwaarde wordt maandelijks doorgerekend aan kostprijs vermeerderd met 10% administratietoeslag. Kindr Studio informeert de klant zodra het gebruik de drempelwaarde nadert. Indien de klant eigen API-sleutels aanlevert en gebruikt, zijn de API-kosten volledig ten laste van de klant.

7. Leveringsvoorwaarden en -termijnen

7.1 De door Kindr Studio opgegeven leveringstermijnen zijn indicatief. Vertragingen in de levering van software of diensten kunnen geen aanleiding geven tot schadevergoeding, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.

7.2 Levering van software geschiedt digitaal via een beveiligde URL of toegangslink. Fysieke levering is niet van toepassing.

8. Betalingsvoorwaarden

8.1 Tenzij anders overeengekomen, dienen alle facturen betaald te worden binnen 30 (dertig) dagen na verzending per e-mail.

8.2 Bij overschrijding van de betaaltermijn kan Kindr Studio een invorderingsprocedure starten. De klant blijft in elk geval gehouden tot een volledige vergoeding van de buitengerechtelijke en/of gerechtelijke incassokosten.

8.3 Bij laattijdige betaling worden de verschuldigde bedragen van rechtswege en zonder ingebrekestelling verhoogd met een verwijlintrest van 12% op jaarbasis, en met een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het nog verschuldigde bedrag, met een minimum van €50, onverminderd aanmanings- en gerechtskosten.

8.4 De niet-betaling op de vervaldag van één of meer facturen maakt het saldo van alle andere facturen onmiddellijk integraal opeisbaar.

8.5 Ingeval van niet-betaling behoudt Kindr Studio zich het recht voor om de toegang tot de geleverde tool te schorsen totdat alle uitstaande bedragen zijn voldaan.

9. Klachten

Klachten met betrekking tot de geleverde diensten of een betwisting van een factuur moeten door de klant worden gemeld binnen 8 kalenderdagen na levering of ontvangst van de factuur, via e-mail aan [email protected], op straffe van verval. Het formuleren van een klacht geeft de klant niet het recht zijn betalingsverplichting op te schorten.

10. Onderhoud, uptime en support (retainer)

10.1 In het kader van een maandelijkse retainer verbindt Kindr Studio zich tot:

• Technische beschikbaarheid van de tool op best-effort basis
• Correctie van bugs die de kernfunctionaliteit van de tool belemmeren
• Kleine aanpassingen en updates zoals overeengekomen bij aanvang

10.2 Kindr Studio garandeert geen specifieke uptime-percentage, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Geplande onderhoudsvensters worden bij voorkeur uitgevoerd tussen 02:00 en 04:00 lokale tijd.

10.3 Kindr Studio is niet aansprakelijk voor onderbrekingen veroorzaakt door externe diensten (Cloudflare, Anthropic, OpenAI, Microsoft, etc.) of door factoren buiten haar controle.

11. Intellectuele eigendom

Kindr Studio biedt twee leveringstracks aan, te kiezen bij aanvang van de opdracht:

• Managed track (standaard): Kindr Studio beheert en host de tool. Alle intellectuele eigendomsrechten op de door Kindr Studio ontwikkelde software, tools, architectuur, code en methoden behoren exclusief toe aan Kindr Studio. De klant verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.
• Handover track: De volledige broncode, documentatie en deploymentinstructies worden overgedragen aan de klant bij aflevering, tegen een éénmalige meerprijs zoals bepaald in de offerte. Na overdracht is de klant verantwoordelijk voor beheer, onderhoud en hosting. Kindr Studio biedt op verzoek tijdelijk begeleidende ondersteuning aan als afzonderlijk betaalde dienst.

11.1 De gekozen track wordt vermeld in de offerte. Wijziging van track na ondertekening is mogelijk mits schriftelijk akkoord en aanpassing van de prijs.

11.2 Hosting: In de Managed track host Kindr Studio de tool op haar eigen infrastructuur. De klant kan vragen om de tool te draaien op zijn eigen infrastructuur (self-hosting); in dat geval blijft de licentiestructuur van de Managed track gelden, tenzij overgegaan wordt op de Handover track.

11.3 De klant erkent dat Kindr Studio voor de uitvoering van de diensten gebruik maakt van haar eigen kennis, methoden en tools, inclusief AI-technologie van derden (Anthropic, OpenAI, etc.). Kindr Studio behoudt het recht om deze kennis en methoden te blijven gebruiken en verder te ontwikkelen, zonder dat dit de vertrouwelijkheid van de gegevens van de klant in het gedrang brengt.

11.4 De gegevens die de klant aanlevert (klantdata, bedrijfsinformatie, audio-opnames) blijven te allen tijde eigendom van de klant. Kindr Studio maakt geen aanspraak op deze gegevens, gebruikt ze uitsluitend voor de uitvoering van de overeengekomen diensten, en deelt ze niet met derden buiten de in artikel 17 vermelde sub-verwerkers.

11.5 Kindr Studio mag de naam van de klant enkel vermelden als referentie na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de klant.

12. Garantie

12.1 Klachten of opmerkingen over de uitgevoerde diensten dienen binnen 7 kalenderdagen na oplevering per e-mail aan Kindr Studio te worden bezorgd.

12.2 Op de geleverde software wordt een garantie gegeven voor verborgen gebreken van 3 maanden vanaf ingebruikname, met een maximum van 6 maanden na levering. Klachten moeten onmiddellijk na ontdekking, per e-mail en gedetailleerd, worden verstuurd.

12.3 Volgend op een ingebrekestelling heeft Kindr Studio steeds het recht om de tekortkoming te herstellen alvorens enige andere maatregel kan worden genomen.

13. Overmacht en aansprakelijkheid

13.1 Kindr Studio mag de overeenkomst opschorten indien zij haar verplichtingen niet kan nakomen door overmacht. Onder overmacht wordt verstaan: alle oorzaken buiten de redelijke controle van Kindr Studio, waaronder storingen bij externe dienstverleners (cloud, AI-APIs, netwerk), cyberaanvallen, overheidsmaatregelen, en technische defecten van hardware.

13.2 De aansprakelijkheid van Kindr Studio is beperkt tot directe schade en is enkel inroepbaar voor zover deze het gevolg is van opzet of grove schuld. Kindr Studio is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, omzetverlies of verlies van data.

13.3 De totale aansprakelijkheid van Kindr Studio, contractueel en buitencontractueel, is beperkt tot het bedrag excl. BTW dat werd gefactureerd in de 12 maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakend feit.

13.4 Kindr Studio is niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit het gebruik van AI-gegenereerde inhoud (analyses, samenvattingen, offertes) door de klant of derden. De klant is verantwoordelijk voor de beoordeling en het gebruik van dergelijke inhoud.

14. Exclusiviteit

Kindr Studio heeft geen exclusiviteitsverplichting ten aanzien van de klant en mag voor andere klanten werken, met strikt respect voor de vertrouwelijkheidsverplichting zoals omschreven in artikel 11.

15. Afwerving

15.1 Beide partijen zullen gedurende de duur van de overeenkomst en gedurende 12 maanden na beëindiging ervan, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming, zich onthouden van het actief afwerven van werknemers of zelfstandige medewerkers van de andere partij.

15.2 Elke inbreuk op dit beding geeft de benadeelde partij het recht de overeenkomst onmiddellijk te beëindigen en een forfaitaire schadevergoeding van €10.000 te eisen, onverminderd het recht om een hogere effectieve schade te bewijzen.

16. Verwerking van persoonsgegevens en gegevensbeschermingsovereenkomst

16.1 Algemeen Kindr Studio verwerkt persoonsgegevens van de klant voor de uitvoering van de overeenkomst, het klantenbeheer en de boekhouding. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, de toestemming, het vervullen van wettelijke verplichtingen en het gerechtvaardigd belang. Meer informatie is beschikbaar in de privacyverklaring van Kindr Studio.

16.2 Verwerkersrelatie In het kader van de geleverde softwaretools treedt Kindr Studio op als verwerker van persoonsgegevens waarvoor de klant verwerkingsverantwoordelijke is in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Dit artikel vormt de verwerkersovereenkomst (DPA) zoals vereist door artikel 28 AVG. Door aanvaarding van deze algemene voorwaarden aanvaardt de klant ook deze verwerkersovereenkomst.

16.3 Doel en aard van de verwerking Kindr Studio verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Het ontwikkelen, testen en onderhouden van de overeengekomen softwaretool
• Het verlenen van technische ondersteuning
• Het uitvoeren van AI-analyses op door de klant aangeleverde data

Kindr Studio verwerkt de gegevens uitsluitend op instructie van de klant.

16.4 Categorieën van persoonsgegevens De verwerking heeft betrekking op de volgende categorieën:

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (art. 9 AVG) worden niet verwerkt.

16.5 Sub-verwerkers Kindr Studio maakt gebruik van de volgende sub-verwerkers:

Door aanvaarding van deze voorwaarden geeft de klant algemene toestemming voor het gebruik van bovenstaande sub-verwerkers. Kindr Studio informeert de klant bij wijzigingen in de lijst van sub-verwerkers. De klant heeft het recht bezwaar te maken binnen 14 dagen na kennisgeving.

16.6 Technische en organisatorische maatregelen Kindr Studio past passende beveiligingsmaatregelen toe, waaronder:

• Versleutelde communicatie (HTTPS via Cloudflare)
• JWT-authenticatie voor toegang tot de tool
• Toegang beperkt tot bevoegde gebruikers
• Dagelijkse back-ups naar Microsoft OneDrive (EU-regio)
• Regelmatige beveiligingscontroles

16.7 Melding van datalekken Kindr Studio meldt elk (vermoedelijk) datalek binnen 24 uur na ontdekking aan de klant, zodat de wettelijke meldingstermijn van 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) gehaald kan worden.

16.8 Verwijdering na beëindiging Na afloop van de overeenkomst worden alle persoonsgegevens binnen 30 dagen verwijderd of teruggegeven, naar keuze van de klant. Back-ups worden binnen 90 dagen overschreven.

16.9 Bijstand Kindr Studio verleent redelijke bijstand bij verzoeken van betrokkenen (inzage, verwijdering, etc.) en bij het voldoen aan GDPR-verplichtingen.

16.10 Doorgifte buiten de EER Gegevens doorgegeven aan sub-verwerkers buiten de EER zijn gedekt door Standaardcontractbepalingen (SCC’s) overeenkomstig art. 46 AVG.

17. Geschillen en toepasselijk recht

17.1 Eventuele nietigheid van één van deze voorwaarden brengt niet de nietigheid mee van de overige bepalingen of van de overeenkomst.

17.2 In geval van geschillen zullen partijen streven naar een minnelijke oplossing.

17.3 Belgisch recht is van toepassing. Uitsluitend de bevoegde Belgische rechtbanken zijn territoriaal bevoegd.

Versie 1.0 — 2026-07-14 Kindr Studio — Olivier Verkinderen